Инструкция для пользователей Microsoft Lync 2013

ИНСТРУКЦИЯ
для пользователей Microsoft Lync 2013

Система объединенных коммуникаций

Добавление пользователей в список контактов

Для создания списка контактов вы можете использовать поиск (1) или, если он не дает нужных результатов (например, при добавлении человека из другой организации), можно воспользоваться значком «Добавить контакт» (2).

1) Добавление контакта с помощью поиска

1. В главном окне Lync в поле поиска введите имя или электронный адрес контакта, которого нужно добавить. По мере ввода под полем поиска будут отображаться подходящие результаты;

Если вы добавляете внешний контакт и его имя не отображается, воспользуйтесь значком «Добавить контакт», как описано в следующем разделе.

В результатах поиска наведите указатель мыши на изображение пользователя, которого хотите добавить, и нажмите кнопку Дополнительные параметры;
Наведите указатель на пункт Добавить в список контактов и выберите группу для нового контакта;
(необязательно) Чтобы просмотреть или изменить уровень конфиденциальности, в списке контактов щелкните правой кнопкой мыши запись контакта, нажмите Изменить уровень конфиденциальности и выберите другой уровень, если текущий вас не устраивает.

2) Добавление контакта с помощью значка «Добавить контакт»

Чтобы добавить контакт из своей организации:

В главном окне Lync нажмите значок Добавить контакт > Добавить контакт из моей организации;
Введите имя или адрес электронной почты пользователя в поле поиска;
Щелкните нужную запись в списке правой кнопкой мыши, выберите команду Добавить в список контактов, а затем выберите группу, в которую нужно добавить контакт.
(необязательно) Чтобы просмотреть или изменить уровень конфиденциальности, щелкните правой кнопкой мыши запись в списке, нажмите Изменить уровень конфиденциальности и выберите другой уровень, если текущий вас не устраивает.

Чтобы добавить контакт из другой организации, выполните указанные ниже действия.

В главном окне Lync нажмите значок Добавить контакт > Добавить контакт не из моей организации.
Нажмите Lync или Другие (для контактов Skype). Контакты, использующие другие службы обмена мгновенными сообщениями (не Lync или Skype), не поддерживаются.
В поле мгновенные сообщения введите адрес для обмена мгновенными сообщениями нового контакта в правильном формате (если адрес введен правильно, справа от него появится зеленый флажок);
4. В списке Добавить в группу контактов выберите группу, в которую нужно добавить новый контакт.
В списке Установка уровня конфиденциальности выберите уровень конфиденциальности для нового контакта.
Нажмите кнопку ОК.

Избранные контакты

Новая группа Избранное служит для быстрого доступа к списку пользователей, с которыми вы общаетесь чаще всего. Приложение автоматически заполняет эту группу в

соответствии с последними беседами. Наиболее важные контакты также можно
прикрепить к списку вручную для быстрого доступа.

Просмотр и закрепление избранных контактов

Просмотр

Щелкните уголок (>) (рядом с надписью «Избранные»).

Закрепление часто используемых контактов

Введите в поле поиска имя или адрес электронной почты пользователя.
Щелкните правой кнопкой мыши имя пользователя в результатах поиска и выберите команду «Добавить в избранное».

Совет. Часто используемые контакты можно скрыть или отобразить с помощью меню параметров отображения.

Создание групп

Найденные контакты можно переместить в группу чтобы упростить их поиск в будущем.

Создание группы

В списке контактов щелкните правой кнопкой мыши имя любой группы (например, «Избранные»), выберете команду «Создать группу» и задайте для группы имя. Чтобы добавить пользователей в новую группу, найдите контакт, наведите указатель мыши на его имя в списке результатов, щелкните контакт правой кнопкой мыши в результатах поиска, выбрать команду «Переместить контакт в…» (и выбрать название группы).

Сортировка контактов

Отсортировать контакты можно с помощью кнопок «Группы», «Состояние», «Связи» и «Новые».

Чтобы показывать в верхней части списка те контакты, которые в настоящее время находятся в сети, нажмите Состояние. В верхней части списка будут показаны контакты в сети, затем — контакты с состоянием Нет на месте, Неизвестно и Нет доступа.
Чтобы отсортировать контакты по уровню конфиденциальности, нажмите Уровень.(Чтобы просмотреть краткое описание уровней конфиденциальности, щелкните контакт правой кнопкой мыши и выберите пункт Изменить уровень конфиденциальности.)
Чтобы просмотреть список людей, которые недавно добавили вас в свои списки контактов, нажмите Новое.
(Если такие люди есть, будет отображено их количество.)
Чтобы вернуться к разбивке контактов по группам (включая настроенные по умолчанию группы «Избранное» и
«Другие контакты», а также созданные вами группы), нажмите Группы.

Изменение отображения по умолчанию

Кроме того, вы можете переопределить заданные по умолчанию параметры Lync для отображения данных каждого отдельного контакта. Параметры и значения по умолчанию для списка контактов указаны в таблице справа.

Чтобы изменить эти параметры:

В главном окне Lync нажмите Параметры > Список контактов;
Установите (или снимите) соответствующие флажки или кнопки в соответствии ссобственными предпочтениями.

Интерфейс с функциями быстрой связи

В Lync есть панель быстрой связи, которая расширяет возможности и упорядочивает функции. На этой панели расположены кнопки, которые появляются при наведении указателя мыши на фотографию контакта. Теперь начать текстовую беседу, сделать

обычный или видео звонок или просмотреть карточку контакта можно одним щелчком мыши. Чтобы увидеть дополнительные параметры, наведите указатель на три точки в правой части панели.

Использование панели действий

Наведите указатель мыши на контакт.
Щелкните любой значок на панели действий, чтобы связаться с контактом.
Чтобы открыть дополнительные параметры связи с контактом, щелкните значок Дополнительные параметры.

Дополнительные параметры:

Параметры собственного изображения и личных сведений

В приложении Lync пользователь может легко задавать и обновлять сведения, которыми он хочет поделиться, включая личное сообщение, состояние и расположение.

Изменение параметров собственного изображения и личных сведений

Нажмите кнопку Параметры, чтобы отобразить параметры.
В списке параметров выберите пункт Личные.
Установите флажки «Показывать изображения контактов» и «Обновлять моесостояние присутствия на основе данных календаря».
Щелкните элемент Моя фотография (изменить фотографию также можно, просто щелкнув по ней мышкой).
Выберите изображение, которое должно отображаться, или отключите показ изображения. Можно также указать изображение, которое хранится по определенному веб-адресу.
Нажмите кнопку ОК.

Состояние присутствия:

Существуют такие состояния присутствия: «В сети», «Занят», «Нет на месте» и «Не беспокоить» и др. Ваше состояние зависит от мероприятий в календаре Microsoft Outlook или в Lync. Например, если в Outlook на текущее время назначено собрание, то в Lync

отображается состояние «На собрании». Во время голосового или видео звонка в Lync
индикатор присутствия становится красным, указывая, что вы заняты, а состояние изменяется на «Говорю по телефону». Состояние присутствия можно установить вручную, чтобы сообщить пользователям, как с вами лучше связаться (если это возможно). В сведения о присутствии можно также добавить личную заметку, которая будет отображаться в вашем списке контактов и на вашей карточке контакта. Благодаря этому людям будет доступно больше сведений о том, чем вы в данный момент занимаетесь.

Изменение состояния присутствия:

Нажмите раскрывающуюся стрелку меню состояний под вашим именем в главном окне Lync, а затем выберите состояние, которое будет отображаться для других людей.

Чтобы отменить заданное вами состояние и сделать так, чтобы приложение Lync автоматически обновляло его, откройте меню состояния и выберите пункт Сбросить состояние.

Выбор подходящего состояния:

Состояние присутствия должно отражать реальное положение дел. В таблице справа указаны возможные состояния присутствия, а также описано, что они значат и как их установить.

Совет!

Состояния присутствия заданы в Lync предварительно. Это означает, что создать собственные состояния нельзя. Но вы можете предоставить контактам более подробные сведения о том, где вы находитесь и чем занимаетесь, добавив личную заметку (статус).

Начало текстовой беседы с контактом

Выполните одно из следующих действий:

Наведите указатель мыши на изображение собеседника в списке контактов и нажмите кнопку «Мгновенные сообщения» на панели быстрой связи;
Дважды щелкните запись контакта;
Щелкните запись правой кнопкой мыши и выберите «Отправить мгновенное сообщение».

Начать беседу с группой:

Выберите группу (или несколько контактов — их можно выделить, нажав клавишу Ctrl и кликнув по ним мышкой) и щелкните по ней правой клавишей;
Выберите «Отправить мгновенное сообщение»

Поиск по имени или ключевому слову

Коллегу или другого человека, которого нет в вашем списке контактов, проще всего найти с помощью функции поиска. С помощью функции поиска в Lync 2013 можно быстро получать сведения о человеке и его доступности, а также находить нужных людей по имени и другим данным.

Поиск

Введите имя пользователя (или его должность, адрес электронной почты, номер телефона, название отдела) в поле поиска.
По мере ввода начнут появляться результаты поиска. Найдя нужного человека, дважды щелкните его имя, чтобы отправить ему мгновенное сообщение, или наведите на него указатель, чтобы чтобы просмотреть другие варианты общения (голосовой или видео звонок и др.).

Карточка контакта

Карточка контакта —это средство для быстрого просмотра профиля и сведений об организации пользователя. Она также служит отправной точкой для связи с

пользователем или группой. Из нее можно узнать, с кем работает нужный человек, кто его руководитель, будет ли он доступен для разговора позже в течение дня, есть ли у него личный номер телефона или второй адрес электронной почты и тому подобное.

Чтобы просмотреть карточку контакта определенного пользователя, выполните одно из указанных ниже действий:

1. В списке контактов Lync наведите указатель мыши на фотографию человека или кнопку присутствия и щелкните значок «Просмотреть карточку контакта».

ИЛИ

2. В других областях Lync или приложениях Office щелкните правой кнопкой мыши на имени или картинке контакта, а затем нажмите стрелку вниз, чтобы открыть карточку.

Просмотр сведений об организации контакта

Откройте карточку контакта пользователя и выберите пункт Организация (непосредственно под кнопкой Позвонить). Просмотреть карточку контакта можно для любого пользователя организации, просто щелкнув соответствующую запись.

Изменение своей копии контактных данных другого пользователя

В свои копии карточек контактов других людей вы можете добавлять различные сведения (дни рождения, рабочие адреса, дополнительные номера телефонов и e-mail). Вы можете изменить имя человека (указать псевдоним или другой вариант имени), под которым он отображается в списке контактов.

На карточке контакта пользователя откройте вкладку Контакт и выберите команду Изменить.
Если у контакта несколько профилей, появится диалоговое окно с предложением выбрать тот из них, который нужно изменить, и сделать его профилем по умолчанию после сохранения. Внесите изменения и нажмите ОК.
В открывшемся дубликате карточки контакта введите в поле Имя альтернативное имя, которое будет отображаться в Lync для этого пользователя.
4. Щелкните значок «плюс» (+) рядом с надписью Электронная почта, Телефон, Адрес или День рождения и введите нужные данные. (Изменить или добавить сведения в разделе «Работа» невозможно.)
Нажмите кнопку Сохранить. Изменения отобразятся в Lync и Outlook в течение нескольких минут.

Закрепление и открепление карточки контакта на рабочем столе

Карточка контакта, закрепленная на рабочем столе, постоянно открыта, что позволяет быстро просмотреть сведения о пользователе или связаться с ним. Чтобы закрепить карточку контакта на экране монитора, откройте ее и нажмите кнопку Закрепить в ее верхнем правом углу. Чтобы открепить карточку, нажмите эту кнопку еще. Если нужно одновременно открепить и закрыть карточку, нажмите кнопку Закрыть карточку контакта (X).

Использование других возможностей карточки контакта

С помощью карточки контакта можно связываться с пользователем или получать о нем дополнительные сведения.

Чтобы прослушать имя контакта, нажмите кнопку звукового воспроизведения рядом с его именем (эта функция доступна в том случае, если контакт записал свое имя в Outlook для работы с голосовой почтой).
Чтобы добавить контакт в список избранного Lync, нажмите кнопку Дополнительные параметры (…) и выберите команду Добавить в избранное.
Чтобы добавить контакт в одну или несколько групп контактов Lync, выберите команду Добавить в контакты мгновенных сообщений и укажите в раскрывающемся меню соответствующие группы.
Чтобы отобразить обновления контакта в социальных сетях (если вы являетесь друзьями в одной социальной сети или его обновления общедоступны), откройте вкладку Что нового.
Чтобы отобразить списки рассылки, в которые добавлен контакт, откройте вкладку Членство.
Чтобы просмотреть последние обновления сведений о контакте, откройте вкладку Заметки.
Чтобы включить уведомления Lync о появлении контактов в сети, нажмите кнопку Дополнительные параметры(…) и выберите команду Получать оповещения о состоянии.

Задание расположения

Если в настройках Lync вашей организации для вас и ваших контактов включен доступ к сведениям о расположении, по умолчанию рядом с вашей фотографией контакта отображаются данные о том, где вы находитесь (если вы их задали).

Чтобы задать свое расположение, выполните указанные ниже действия.

В главном окне Lyncщелкните Задать расположение справа от области фотографии.
В открывшемся текстовом поле введите понятное название своего расположения, например «Дом», «Работа», «Здание А”.
Чтобы сохранить изменения, щелкните любое место за пределами текстового поля расположения.

Lync автоматически свяжет указанное название расположения с сетью, в которой вы находитесь. С помощью той же процедуры можно задать другие расположения при первом подключении к другим сетям. Lync запомнит их и впоследствии будет отображать правильное название, когда вы будете подключаться к соответствующей сети.

Если вы не хотите предоставлять другим пользователям доступ к данным о своем расположении, выполните указанные ниже действия.

В главном окне Lync откройте меню расположения.
Щелкните элемент меню Показывать другим пользователям мое расположение (снимите соответствующий флажок). В главном окне Lync должен появится красный кружок, перечеркнутый по диагонали. После этого ваши контакты больше не увидят, где вы находитесь.

Добавление личного сообщения

В Lync 2013 можно легко обновить сведения о расположении и личное сообщение.

Одного взгляда достаточно, чтобы определить, какую информацию о вас видят другие пользователи и насколько она точна и актуальна. Личное сообщение отображается во второй строке ваших контактных данных, доступных другим пользователям Lync 2013. Изменение личного сообщения

Щелкните мышью в области, где написано «Что происходит сегодня?» в верхней части главного окна
Введите текст сообщения.
Также можно добавить гиперссылку.

Уведомления

В приложении имеются области, с помощью которых можно упорядочивать и легко

просматривать сведения о контактах. Используя такие функции, как уведомления, можно отслеживать прошлые и текущие беседы, узнавать, когда кто- либо пытается связаться с вами, и легко управлять активными беседами. Уведомления помогают оставаться в курсе всех сообщений, поступающих от контактов.

Уведомление о звонке:

Просмотр уведомлений

Нажмите кнопку Беседы, Звонки или Контакты, чтобы просмотреть последние изменения, беседы, звонки и сообщения голосовой почты.

Управление беседами

Область бесед позволяет отслеживать прошлые и текущие беседы. Можно переключаться

между открытыми беседами или просматривать прошлые беседы, не выходя из приложения Lync.

Управление беседами и просмотр истории сообщений

Откройте вкладку Беседы.
Прокрутите список текущих и прошлых бесед.

В беседах кроме выбора ВСЕ, вы можете открыть одну из указанных ниже вкладок в окне «Беседы».

ПРОПУЩЕННЫЕ — здесь перечислены только пропущенные беседы.
ЗВОНКИ — здесь перечислены только звонки Lync (совершенные и пропущенные).

В нижней части окна есть параметр «Дополнительно в Outlook», который можно использовать, если вы используете Outlook. Выбрав его, вы откроете полный журнал.

Можно удалить любую беседу (например, начатую уже очень давно), щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав

Удалить.

Управление предыдущими беседами Lync из Outlook

Если вы используете приложение Outlook, беседы Lync сохраняются также и в этом приложении в папке «Журнал бесед». В этой папке можно:

найти все беседы с определенным человеком, введя его имя в поле поиска;
найти все беседы, в которых использовалось определенное слово, введя его в поле поиска;
отправить беседу по электронной почте, выбрав ее и использовав соответствующий параметр на вкладке

«Главная» в группе «Ответ».

Поиск предыдущей беседы с контактом

Откройте Lync и в списке «Контакты» щелкните правой кнопкой мыши имя того контакта, беседу с которым вы хотите просмотреть. Или введите имя контакта в поле поиска.
Выберите Найти предыдущие беседы.

Предыдущие беседы между вами и этим контактом откроются в окне Журнал бесед в Outlook. Чтобы просмотреть конкретную беседу, найдите ее по дате или введите слово, которое могло в ней использоваться, в поле поиска в верхней части окна Outlook.

Управление текущей беседой

С помощью значков в нижней части окна беседы можно быстро добавить других пользователей в текстовую беседу либо превратить ее в звуковой, видеозвонок или даже в презентацию с общим доступом к файлам и инструментами для собраний Lync (доской, заметками к собранию, общими записными книжками и вложениями). При наведении указателя мыши на значок на экране отображается соответствующий режим взаимодействия и список доступных параметров. Чтобы перевести текстовую беседу в тот или иной режим, достаточно просто щелкнуть нужный значок.

Беседы во вкладках.

Новая функция «Беседы во вкладках» обеспечивает доступ ко всем звонкам и

мгновенным сообщениям из одного окна беседы. Вкладки, расположенные вдоль его левого края, позволяют быстро переходить от одной активной беседы к другой. Конечно, если вы предпочитаете, чтобы каждая беседа открывалась в новом окне, вы можете сделать

соответствующую настройку на странице параметров списка контактов.

Голосовая связь

В Lync можно звонить и принимать звонки так же, как и с помощью обычного телефона. Для этого нужны только динамики и микрофон либо подключенная к компьютеру гарнитура. Из Lync вы можете позвонить любому человеку на его компьютер или, если это позволяет учетная запись, на его телефон.

Важно. Возможность использовать Lync для совершения и приема звонков на обычные номера телефонов и с них (в отличие от использования звукового канала компьютера), а также переключения и переадресации звонков и использования голосовой почты доступна, только если в вашей компании настроена ее поддержка. За дополнительными сведениями обратитесь в службу технической поддержки своей компании.

Совершение телефонного звонка из главного окна Lync

В главном окне Lync найдите в списке контактов нужный контакт или введите имя человека в поле поиска.
Наведите указатель на запись пользователя в списке контактов и выполните одно из следующих действий:

чтобы позвонить контакту с помощью Lync, щелкните значок телефона;
нажмите стрелку рядом со значком телефона и выберите номер (если для вашей учетной записи поддерживаются звонки на обычные номера телефонов).

Когда абонент ответит на звонок, с помощью элементов управления звуком можно выключать и снова включать микрофон, а также выполнять другие действия.

Звонок с помощью панели набора номера

В главном окне Lync откройте вкладку Телефон.
Наберите номер с помощью кнопок на панели набора номера или введите его в поле поиска и нажмите кнопку Позвонить.

Lync позвонит по указанному номеру, как обычный телефон, если в вашей учетной записи поддерживаются звонки на обычные номера телефонов.

Когда абонент ответит на звонок, с помощью элементов управления звуком можно выключать и снова включать микрофон, а также выполнять другие действия.

Ответ на звонок

Когда вам кто-то звонит, на экране появляется соответствующее оповещение. Вы можете сделать следующее:

Чтобы ответить на звонок, щелкните в любом месте области фотографии
Чтобы отклонить звонок, нажмите кнопку Игнорировать. После этого звонок будет перенаправлен на голосовую почту, если функция голосовой почты доступна для вашей учетной записи;

Нажмите кнопку Параметры, а затем выберите нужное действие одним из следующих способов:

перенаправить звонок на голосовую почту, если это возможно;
переадресовать звонок на другой номер;
ответить с помощью мгновенного сообщения вместо голосового или видеозвонка;
установить состояние «Не беспокоить», чтобы отклонить этот звонок и отказаться от приема новых.

Принятие звонка во время беседы

Во время беседы можно принять звонок в окне беседы.

Ответ на звонок в окне мгновенных сообщений

В окне беседы на вкладке «Телефон» можно указать, как следует отреагировать на

входящий звонок. Выберите один из указанных ниже вариантов.

Ответить на вызов — принять звонок и начать беседу. Игнорировать — отклонить входящий звонок; звонок будет перенаправлен на голосовую почту, если она настроена, или прерван.

Параметры — перенаправить, переадресовать и др. варианты.

Совершить звонок собеседнику во время обмена мгновенными сообщениями

Для этого внизу, в окне беседы, необходимо нажать на значок «Звонок».

Управление звонком

Чтобы управлять звуком, наведите указатель мыши на значок телефона или микрофона в нижней части окна беседы, и выполните одно из следующих действий:

Чтобы поставить звонок на удержание, нажмите кнопку Поставить звонок на удержание; Чтобы отключить микрофон, нажмите кнопку Выключить звук;

Для работы с телефонной системой, например, чтобы ввести код для голосовой почты, откройте вкладку Панель набора номера, затем воспользуйтесь панелью набора

номера; Чтобы выбрать другое звуковое устройство, откройте вкладку Устройства, а затем выберите нужное устройство. Если для вашей учетной записи доступна функция переключения звонков, то чтобыпереключить звонок на другой номер,откройте вкладку Переключение звонка и выберите один из номеров.

Присоединение к конференции

В большинстве случаев, чтобы присоединиться к собранию Lync, достаточно щелкнуть

соответствующую ссылку в приглашении на собрание, а затем выбрать параметры звука. Но иногда в зависимости от того, где вы находитесь и каким устройством пользуетесь, вам может понадобится изменить некоторые настройки или подключиться другим способом.

Присоединение к собранию Lync с помощью приложения Lync

В приглашении на собрание щелкните ссылку

Присоединиться к собранию Lync.

В окне Присоединение к звуковому каналу собрания выберите параметр звука (см. таблицу справа).

Присоединение к собранию Lync без приложения Lync

Если приложение Lync не установлено, вы можете присоединиться к собранию с помощью Lync Web App. Это веб-приложение открывается автоматически при присоединении к собранию с помощью приглашения, если Lync не установлен на компьютере.

Присоединение только к звуковому каналу собрания Lync

Если вы в пути или у вас нет доступа к компьютеру, вы можете присоединиться к собранию просто с помощью телефона (если в приглашении на собрание указаны необходимые сведения).

Наберите на телефоне номер для подключения к конференции, указанный в приглашении на собрание. Совет. Если вы в пути, нажмите в приглашении на собрание кнопку Найти локальный номер. Так вы сможете найти номера для своего региона.
Введите идентификатор конференции с помощью панели набора номера своего телефона.
Введите ПИН-код и рабочий или дополнительный номер, только если:

вы являетесь руководителем (организатором) собрания и звоните с телефона, который не подключен к вашей учетной записи, например с сотового;
вы присутствуете на защищенном собрании, на которое допускаются только участники, прошедшие проверку подлинности.

(Необязательно) Подключившись к собранию, нажмите *1 на телефоне, чтобы узнать, какие функции вам доступны, например включить или выключить микрофон и другое.

Просмотр собраний и присоединение к ним в представлении «Собрания»

Представление Собрания в Lync позволяет быстро проверить, какие собрания предстоят в этот день, не заглядывая в календарь. В представлении «Собрания» вы можете даже присоединиться к собранию Lync, если оно запланировано организатором из вашей

компании.

В главном окне Lync щелкните значок Собрания.

Вы увидите список собраний на день, содержащий как собрания Lync, так и обычные, а также сведения о времени собрания и месте его проведения (если оно известно).

Чтобы присоединиться к собранию Lync, в списке собраний нажмите соответствующую кнопку Присоединиться.

Планирование конференции

В приложениях Outlook и Outlook Web App можно планировать повторяющиеся и однократные собрания по сети так же, как и обычные собрания. В приглашение на собрание Lync автоматически добавляется ссылка на него. Если для вашей учетной записи настроена конференц-связь с телефонным подключением, в приглашение на собрание также будут включены сведения для присоединения по звонку (номер телефона и идентификатор конференции).

Настройка собрания Lync с помощью Outlook 2013

Откройте Outlook и перейдите к календарю.
На вкладке Главная на ленте Собрание Lync выберите Создать собрание Lync.
Настройте собрание обычным способом:

В поле Кому введите через точку с запятой e- mail участников, которых вы хотите пригласить;
В поле Тема введите имя собрания;
Если часть участников собрания будет присутствовать лично, на ленте «Параметры» вкладки » Собрание » нажмите Поиск помещений, найдите зал или введите сведения о помещении в поле Расположение.В
Выбор времени начала и времени окончания (Примечание. Чтобы найти время, подходящее всем участникам, в верхней части вкладки собрания на ленте показа выберите Помощник по планированию).

В области собрания укажите повестку дня. Будьте осторожны, чтобы не изменить какие-либо сведения о собрании Lync;
На ленте Outlook выберите Помощник по планированию и убедитесь, что для собрания выбрано самое удобное время (необязательно);
Нажмите кнопку Отправить.

Примечание. Повестку собрания можно добавить в приглашение над верхней или под нижней пунктирными линиями. Не изменяйте сведения о собрании между пунктирными линиями, так как это может помешать потенциальным участникам присоединиться к собранию.

Настройка параметров собрания

Чтобы изменить параметры собрания по умолчанию, нажмите на вкладке «Собрания Outlook» кнопку «Параметры собрания».

Изменение параметров участников собраний

По умолчанию в Lync используются параметры, которые подходят для небольших

неформальных собраний с коллегами. Однако если вы пригласили больше 10–15 человек, эти параметры лучше поменять. Так вы сможете контролировать разрешения в рамках собрания и пригласить людей из других компаний.

Если вы используйте Outlook, вы можете изменить заданные параметры собраний Lync. Для этого выберите в календаре Outlook пункт Новое собрание Lync, нажмите на ленте кнопку Параметры собрания и выберите нужные настройки.

Кто попадает в «зал ожидания»?

Вы определяете, кто может подключаться к собранию напрямую, а кому нужно ждать

разрешения. Если есть ожидающие участники, после начала собрания вы увидите их имена и можете предоставить или отклонить им доступ.

Примечание. Если ваша учетная запись позволяет создавать приглашения на собрание, включающие данные для звонка с телефона, не забудьте также указать параметры для людей, которые будут пользоваться этой возможностью. Выберите:

Звонящие подключаются напрямую. Пользователи, которые звонят по телефону , подключают с я автоматически.
Объявлять имена пользователей, которые приходят или уходят. Всем будут отображаться имена людей, которые приходят и уходят. Не рекомендуется использовать для больших собраний.

Кто является выступающим?

Вы можете выбрать, кто является выступающим на вашем собрании — этот человек

сможет записывать и полностью контролировать собрание, изменять его параметры, предоставлять совместный доступ к содержимому, отключать микрофоны пользователей и выполнять другие задачи.

Нужно ли ограничить участие?

Если вы устраиваете большое мероприятие и не хотите, чтобы выступающего прерывали, вы можете отключить микрофоны и камеры участников. Это можно сделать с помощью одного или обоих следующих флажков.

Отключить микрофоны всех участников
Заблокировать видео участников

Эти параметры касаются только участников . Выступающие всегда могут предоставлять общий доступ к своему звуку и видео в рамках собрания.

Телефон

Если учетная запись позволяет создавать приглашения на собрания, включающие сведения для звонка с телефона, люди могут звонить на собрание по телефону, а не пользоваться звуковыми устройствами компьютера. Чтобы им не пришлось оплачивать междугородние и международные переговоры, можно предоставить им местный номер телефона. В параметрах собрания откройте вкладку Телефон и выберите нужный регион в разделе Откуда будет звонить большинство людей? В приглашение для этого региона будет добавлен местный номер. Обычно на собрание можно позвонить по телефону без ПИН-кода. Вы подключаетесь напрямую, а ваш номер отображается в списке участников. Но чтобы позвонить в качестве руководителя или подтвердить свою личность, вам понадобится ввести ПИН-код, а также рабочий или дополнительный номер.

Видео

Если у вас настроена веб-камера, можно сделать так, чтобы ваш собеседник видел вас в процессе общения. Когда вы принимаете входящий видео звонок, звонящий не увидит вас, пока вы не добавите видео со своей стороны.

Добавление видео к беседе Lync

Чтобы добавить видео к беседе Lync, нажмите кнопку «Видео» в нижней части окна беседы, а затем нажмите Включить мою камеру (если она еще не включена).

На экране компьютера контакта появится оповещение о звонке, который он может принять или отклонить. Если звонок принят, окно беседы расширится, и в нем будет отображаться видео. По мере необходимости можно пользоваться такими представлениями и элементами управления, как отключение и включение звука, удержание звонка и т. д.

Вы всегда можете выполнить любое из указанных ниже действий.

Чтобы завершить звонок, закройте окно или нажмите кнопку окончания звонка.
Чтобы отключить все видео, наведите указатель мыши на значок камеры и выберите команду Остановить мое видео. Звук по-прежнему будет передаваться.
Чтобы остановить показ своего видео, наведите указатель мыши на значок камеры и выберите команду Завершить видео. Звук по-прежнему будет передаваться.

Принятие видео звонка

Чтобы принять видео звонок от другого пользователя Lync2010, веб-камера не требуется. Если у вас нет веб- камеры, вы можете просматривать видео, транслируемое звонящим, но он вместо вашего видео изображения будет видеть значок заполнителя. Ваш собеседник не увидит вас, пока вы не добавите свое видео к беседе.

Если вам кто-то позвонит, на экране появится соответствующее оповещение. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы ответить на звонок, щелкните в любом месте фотографии.
Чтобы отклонить звонок, нажмите кнопку Игнорировать. После этого звонок будет перенаправлен на голосовую почту, если функция голосовой почты доступна для вашей учетной записи.
Нажмите кнопку Параметры и выберите одно из следующих действий: перенаправление звонка на голосовую почту, если она доступна, ответ с помощью мгновенного сообщения вместо звука и видео, только голосовой ответ или установка состояния «Не беспокоить», отклонение звонка и пропуск последующих звонков

Воспроизведение видео во время собрания

Наведите указатель мыши на значок камеры и выберите команду Запустить видео.
Начнется потоковая передача видео, которое смогут увидеть все участники собрания.
Чтобы завершить воспроизведение видео, наведите указатель мыши на значок камеры и выберите «Остановить мое видео» (завершает вашу видео трансляцию, но при этом вы можете смотреть видео др. участников) или « Остановить видео» (отключает все видео, оставляя при этом звук).

Использование представлений и элементов управления видео

В собрании нажмите Выбрать представление и выберите один из вариантов:

Представление коллекции: просматривать видео всех участников и содержимоесобрания;
Представление выступающего: видео докладчика и содержимое собрания;
Представление показа: только содержимое собрания;
Компактное представление: просматривать эскизы фотографий участников в компактном окне и содержимое собрания.

Для управления участниками щелкните их видео или фотографию правой кнопкой мыши и выберите один из вариантов:

Отключить звук, Включить звук, Удалить из собрания.
Поместить видео в центр внимания: позволяет выключить видео и фотографии всех участников, кроме участника, находящегося в центре внимания.
Прикрепить к коллекции: участник остается видимым в представлении

Представление коллекции до открепления.

Для отображения окна видео за пределами собрания выберите Открыть коллекцию видео.

Для просмотра видео в крупном масштабе выберите Во весь экран.
Чтобы вернуться в обычный режим, выберите Свернуть коллекцию видео .

Общий доступ к рабочему столу или приложению в Lync

Общий доступ к рабочему столу или приложению в Lync

Вы можете показать всем участникам собрания Lync, звонка или текстовой беседы весь рабочий стол или только одно приложение.

Предоставьте общий доступ к своему рабочему столу, если нужно переключаться между приложениями или работать с файлами в разных приложениях.
Предоставьте общий доступ к приложению, если нужно представить конкретные приложения или файлы, скрыв от других людей остальные данные на компьютере.

Общий доступ к рабочему столу или приложению

Наведите указатель мыши на значок презентации (монитора) в нижней части окна собрания и на вкладке Презентация выполните одно из следующих действий:

чтобы предоставить общий доступ к содержимому на рабочем столе, выберите Рабочий стол;

Важно. Во время предоставления общего доступа все участники собрания могут

просматривать ваши программы, файлы и уведомления. Если у вас есть конфиденциальные данные или документы, которые нужно скрыть от других пользователей, закройте их или используйте вместо этого общий доступ к приложению.

чтобы предоставить общий доступ к одному или нескольким приложениям или файлам, нажмите Программа и выберите конкретные программы или файлы.

С помощью панели инструментов общего доступа в верхней части экрана вы можете закрыть общий доступ или предоставить управление другим участникам.

Примечание. Во время сеанса общего доступа ваше состояние в Lync изменяется на «Выступающий», и мгновенные сообщения и звонки не поступают.

Общий доступ к основному, дополнительному или всем мониторам

Если вы используете несколько мониторов, все они отображаются на вкладке Презентация и вы можете выбрать, к какому из них нужно предоставить общий

доступ. Во время предоставления общего доступа к программам или рабочему столу панель инструментов общего доступа открывается на основном мониторе, если вы не выберете дополнительный.

Передача и получение управления сеансом совместного доступа

Если вы хотите, чтобы другой участник собрания изменил файл, помог вам при показе презентации или продемонстрировал какое-либо содержимое, вы можете предоставить ему управление. Управление вашим компьютером будет доступно вам обоим, при этом вы можете вернуть себе полное управление в любое время.

На панели общего доступа щелкните элемент «Передача управления».
Выберите имя пользователя, которому вы хотите предоставить управление.

Lync отправит этому человеку уведомление о том, что вы предоставили ему управление.

Чтобы вернуть управление, снова щелкните «Предоставить управление» и выберите «Вернуть управление». Совет. Вы можете в любое время разрешить пользователям автоматически получать управление сеансом, к которому вы предоставляете общий доступ, выбрав параметр «Автоматически предоставлять управление» на панели инструментов общего доступа. Мы рекомендуем вам выбирать этот параметр только на небольших и неформальных собраниях. Чтобы вернуть обратно автоматическое разрешение, щелкните элемент «Предоставить управление» и снимите флажок «Автоматически предоставлять управление» .

Показ презентации на собрании Lync

Показ слайдов PowerPoint помогает четко изложить идеи и сделать презентацию

запоминающейся, обращая внимание на маркированные элементы без лишних деталей. Для упрощения показа используйте такие элементы управления собранием, как средства работы с примечаниями, заметки выступающего и переключение выступающих. Кроме того, можно разрешить загрузку слайдов всеми участниками для просмотра после собрания.

Отправка презентации PowerPoint

Лучше заранее отправить презентацию и потренироваться использовать средства проведения презентации, чтобы избежать проблем во время собрания.

Наведите указатель мыши на значок презентации (монитор) и выберите PowerPoint.
Найдите свою презентацию и дважды щелкните ее, чтобы добавить к собранию.
Для перемещения слайдов используйте стрелки в нижней части собрания или клавиши со стрелками на клавиатуре. Также можно использовать эскизы.
4. Нажмите кнопку Заметки для просмотра заметок выступающего (видны только вам).
Если слайд содержит видео, наведите указатель мыши на слайд для отображения таких элементов управления видео, как Воспроизведение, Пауза или Остановить. Для участников, которые использовали звуковой канал компьютера для присоединения к собранию, воспроизводится звук.
Любые анимации в слайдах воспроизводятся таким же образом, как и вне собрания Lync.
7. Нажмите клавишу F5 на клавиатуре, чтобы перейти к полноэкранному режиму, и клавишу ESC, чтобы вернуться в обычный режим.
Нажмите кнопку Примечания в правой части слайда, чтобы отобразить и использовать такие инструменты, как рисование, штампы, выделение и др.

Использование средств работы с примечаниями

С помощью средств работы с примечаниями можно фокусировать внимание на разных пунктах презентации или проводить мозговые штурмы с участниками. Добавление в презентацию примечаний не меняет сам файл, однако при желании можно сохранить новую копию файла с примечаниями. Для отображения инструментов щелкните значок набора инструментов Примечания в правом верхнем углу слайда PowerPoint.

Виртуальная «лазерная указка» используется для перемещения указателя по слайду.
«Выберите и введите» позволяет выбирать область для ввода данных, изменения шрифта, цвета и размера.
«Перо» рисует произвольные линии.
«Маркер» выделяет определенную часть текущего слайда.
«Ластик» позволяет удалить выбранное примечание.
«Штамп» вставляет в отображаемый слайд один из штампов (стрелку, флажок или крестик).
«Фигура» позволяет рисовать фигуры, например линии, стрелки, квадраты.
«Вставить рисунок» помещает изображение из папки на вашем компьютере на слайд.
«Удалить выбранные элементы» удаляет все выбранные элементы.
«Дополнительные средства» предоставляют возможность выбрать примечание, отменить его, скопировать, вырезать, вставить, вставить как изображение, отправить в OneNote и сохранить в нужном формате.

Предоставление разрешения на загрузку презентации

Чтобы сосредоточиться на презентации и не отвлекаться, можно ограничить доступ к загрузке презентации. Затем в конце собрания можно изменить параметры, чтобы разрешить загрузку слайдов для дальнейшего просмотра.

После добавления презентации к собранию наведите курсор мыши на значок презентации и выберите Управление содержимым презентаций.
Щелкните меню Разрешения и выберите один из вариантов:

Организатор: презентацию может загрузить только тот, кто запланировал собрание;
Выступающие: презентацию может загрузить любой из выступающих на собрании;
Все: любой участник собрания может загрузить презентацию на свой компьютер.

Загрузка презентации

Участники, которым предоставлено разрешение на загрузку презентации, могут сохранить файл на своем компьютере.

Наведите указатель мыши на значок презентации (монитора).
Выберите пункт Управление содержимым презентаций.
Нажмите кнопку Дополнительно, а затем — Сохранить как или Сохранить с примечаниями.

Скрытый просмотр презентации

Если вы не хотите, чтобы участники просматривали презентацию, опережая вас, ограничьте просмотр. При этом такая возможность останется у других выступающих.

В комнате для собраний нажмите Дополнительные параметры > Параметры собраний Lync.
Выберите разрешения на добавление примечаний и просмотр:

Кто может добавлять примечания к презентациям PowerPoint
Кто может самостоятельно просматривать содержимое

Используйте этот параметр, если нужно, чтобы участники могли просматривать презентацию самостоятельно, не прерывая собрание. Он также может пригодиться другим выступающим, позволяя им просматривать свои слайды перед докладом.

Скрытый просмотр и получение управления в качестве выступающего

Во время собрания выступающие могут показывать слайды по очереди. Пока один выступающий показывает слайды, другой может пролистать вперед до нужного слайда и вернуться к текущему режиму просмотра.

Для скрытого просмотра слайдов используйте стрелки в нижней части собрания, чтобы пролистывать слайды. Это не будет мешать собранию, а вы будете уведомлены, что просматриваете собрание в скрытом режиме.
Чтобы вернуться к текущему режиму просмотра, нажмите Вернуться к режиму выступающего для синхронизации вашего режима с режимом выступающего.
Для показа нажмите кнопку Получить управление в качестве выступающего, чтобы получить контроль над презентацией. Имейте в виду, что собрание автоматически переключится в ваш режим просмотра.
После завершения показа нажмите кнопку Остановить показ.

Добавление доски

С помощью доски можно оставлять заметки для всех участников собрания или проводить мозговые штурмы. На доске может писать и рисовать любой участник собрания.

Наведите курсор на значок показа (Монитор) и выберите «Доска»
Чтобы написать текст или нарисовать рисунок, используйте инструменты в правой части окна собрания.
По завершении нажмите кнопку Прекратить совместный доступ.

Инструменты в правой части окна собрания для рисования на Доске

Добавление опроса

Чтобы добавить слайд опроса в собрание, выполните указанные ниже действия.

Наведите курсор на значок показа (Монитор) и выберите «Опрос» (см. рисунок справа)
Напишите вопрос и варианты ответа, задайте название опроса
Нажмите кнопку Создать
По завершении нажмите кнопку Прекратить совместный доступ.

Вы можете использовать такие действия опроса, как открытие и закрытие опроса, скрытие или показ результатов участникам, изменение вопроса и вариантов ответа, удаление голосов и сохранение результатов опроса (см. рисунок справа)

Добавление заметок к собранию с помощью OneNote

На собрании часто нужно делать заметки, например о том, кто из участников

присутствует, что обсуждается или какие действия выполняются. Lync позволяет делать личные заметки и добавлять общие заметки, которые можно изменять совместно с другими участниками. Кроме того, если вы используете Outlook, можно добавлять заметки в приглашение на собрание или записывать их в ходе собрания.

Добавление заметок в приглашение на собрание Lync

Добавив заметки в приглашение на собрание, вы будете владеть всей необходимой информацией до начала собрания и предоставите возможность приглашенным участникам просмотреть и изменить заметки, что сэкономит время на собрании.

Во время настройки собрания Lync в Outlook:

На ленте приглашения на собрание выберите Заметки к собранию;
Выберите одну следующих команд:

Предоставить собранию доступ к заметкам — общие заметки будут добавлены в приглашение на собрание. Приглашенные вами участники смогут нажать в приглашении на собрание Просмотреть заметки к собранию, чтобы открыть заметки в OneNote для просмотра или редактирования.
Вести собственные заметки — в собрание будут добавлены ваши личные заметки, невидимые другим участникам.

Добавление заметок во время собрания Lync

В окне беседы наведите указатель на значок «Презентация» (в виде монитора), а затем откройте вкладку OneNote.
Нажмите Мои заметки, чтобы создать личные заметки на своем компьютере.
Нажмите Общие заметки и выберите раздел в окне выбора заметок. Выбранная вами страница будет закреплена на вашем рабочем столе, и участники получат уведомление о записной книжке на собрании.

Как работают общие заметки?

Общие заметки должны находиться в папке, доступной другим участникам, например в SkyDrive или SharePoint, а участникам нужно предоставить разрешение на их открытие и изменение.

Обратите внимание на следующее:

Можно предоставить доступ не ко всей записной книжке, а только к необходимой странице.
Открыв окно выбора заметок, вы сможете видеть только общие записные книжки, которые были ранее открыты на вашем компьютере.
Если у вас нет записной книжки, выберите Создать записную книжку, чтобы создать ее.
Выбрав вместо страницы раздел, можно создать в нем пустую страницу.
Можно также искать страницу в поле поиска.

Добавление и просмотр вложений

Чтобы добавить к собранию файл, например раздаточный материал или презентацию,

которую смогут загрузить участники, выполните указанные ниже действия.

Наведите указатель мыши на значок презентации (монитора) в нижней части окна собрания и на вкладке Вложения кнопку Добавить вложение
Выберите файл, который необходимо отправить, и нажмите кнопку Открыть

По умолчанию любой участник собрания может сохранить вложение на своем компьютере. Для управления доступом щелкните стрелку рядом с файлом, наведите

указатель на пункт Разрешения и выберите один из следующих вариантов: Организатор, Выступающие или Все. Изменить уровень доступа можно в любой момент в ходе собрания.

Совет. Чтобы участники сосредоточились на презентации и не отвлекались, можно в начале собрания предоставить доступ к файлу только организатору или выступающим, а после презентации открыть доступ всем.

Запись собрания

Нажмите Дополнительные параметры > Начать запись. Если параметр записинедоступен (затенен), возможно, не подключен звук. Щелкните значок микрофона/телефона, чтобы подключить звук, и повторите попытку.
Чтобы приостановить, возобновить или остановить запись, используйте элементы управления в нижней части собрания.
Чтобы посмотреть, кто еще записывает собрание, наведите указатель мыши на красную кнопку записи.
В конце нажмите кнопку Остановить запись.
Lync автоматически сохраняет запись в формате MP4, который можно воспроизвести с помощью проигрывателей Windows Media и Zune.

Вы можете выйти из собрания во время обработки записи.

Воспроизведение или отправка записи

После обработки записи можно воспроизвести ее или отправить другим пользователям. Когда запись готова, в Lync выводится сообщение. Вы можете щелкнуть оповещение,

чтобы открыть диспетчер записи. Если вы пропустили его, в главном окне Lync щелкните Сервис и выберите пункт Диспетчер записи.

В окне Диспетчер записи сделайте следующее:

Щелкните запись, чтобы выделить ее, и нажмите кнопку Воспроизвести в правой части окна.
Кроме того, здесь можно переименовать и удалить запись.
Чтобы поделиться записью с другими пользователями, нажмите кнопку Обзор, найдите запись и скопируйте файл в общую папку, например в SkyDrive или на внутреннем сайте SharePoint.

Если вам не удается опубликовать запись, проверьте, достаточно ли места на странице.

Совет. Записи сохраняются в папку Видеозаписи/Записи Lync на вашем компьютере.

Запуск незапланированного собрания по сети

Способ 1. Чтобы начать внеплановое собрание по сети и пригласить участников, воспользуйтесь командой Собрание

Откройте приложение Lync, щелкните стрелку Показать меню рядом с кнопкойПараметры и выберите пункт Собрание.
Выберите параметр присоединения к звуковому собранию и войдите в собрание (кнопка ОК).
Чтобы пригласить участников, воспользуйтесь кнопкой Пригласить еще пользователей.
Вы можете пригласить участника по имени или номеру телефона. Кроме того, можно перетащить контакты из списка контактов в окно собрания.

Способ 2. Начните конференцию Lync, чтобы быстро созвать импровизированное собрание с сотрудниками. Убедитесь, что контакты доступны, проверив их состояние присутствия. После этого:

В списке контактов, удерживая нажатой клавишу CTRL, нажимайте имена своих контактов, чтобы выбрать их.
Щелкните один из выбранных контактов правой кнопкой мыши и выберите команду Начать конференцию.
Выберите способ начала конференции:

Звонок Lync, чтобы использовать звуковой канал компьютера.
Мобильный, Рабочий или другой номер, чтобы приложение Lync позвонило контактам с выбранного вами номера.

После этого ваши контакты получат уведомление и смогут принять или отклонить ваш запрос на конференцию.

Запуск незапланированной конференции с участием нескольких контактов

В списке контактов выберите контакты, которым необходимо позвонить, удерживаянажатой клавишу CTRL.
Щелкните правой кнопкой мыши картинку или значок присутствия последнего контакта, наведите указатель на пункт Начать конференцию и выберите пункт Lync.
Выбранные контакты получат оповещение о приглашении на конференцию, с помощью которого они смогут присоединиться к конференции.

Присоединение к незапланированной конференции

Если вас пригласили на конференцию, щелкните всплывающее оповещение о

приглашении на конференцию в правом нижнем углу экрана, чтобы присоединиться к ней.

Чтобы отклонить приглашение, нажмите кнопку Игнорировать.

Голосовой доступ к Outlook

Пользователям, включенным в единую систему обмена сообщениями, доступны два пользовательских интерфейса единой системы обмена сообщениями: телефонный пользовательский интерфейс (TUI) и голосовой пользовательский интерфейс (VUI). Эти два интерфейса называются голосовым доступом к Outlook. Абоненты могут использовать голосовой доступ к Outlook при обращении к системе голосовой почты с внешнего или внутреннего телефона. Пользователи, включенные в единую систему обмена сообщениями, могут получать доступ к своим почтовым ящикам путем подключения по телефону к системе голосовой почты через голосовой доступ к Outlook. С помощью телефона пользователь, включенный в единую систему обмена сообщениями, может выполнять следующее:

получать доступ к голосовой почте;
прослушивать и переадресовывать сообщения электронной почты, а также отвечать на них;
прослушивать сведения календаря;
просматривать контакты в каталоге организации или личном списке адресов, а также использовать их для набора номера;
принимать или отклонять приглашения на собрания;
настраивать голосовое сообщение для уведомления звонящих об отсутствии вызываемого абонента;
устанавливать пользовательские настройки безопасности и личные параметры.

Для настройки доступа к Outlook Voice Access можно воспользоваться клиентом Lync. Для этого необходимо позвонить по номеру доступа, указанному в автоматически отправляемом сообщении от Единой системы обмена сообщениями и при запросе ввести PIN-код из того же письма. При первом звонке система «попросит» настроить имя и персональное приветствие. Есть возможность записать свое имя и приветствие, либо использовать произношение голосовым доступом. Для выбора нужного варианта следуйте инструкциям голосового доступа. Далее последует сообщение о том, что голосовая почта настроена, и будет предложено произнести фразу для доступа к той или иной функции Outlook Voice Access (голосовой пользовательский интерфейс (VUI)). Для перехода на телефонный пользовательский интерфейс (TUI) необходимо нажать 0, прослушать голосовые инструкции и выбрать нужный вариант